❓Вопрос:
Следует ли организации провести проверку всех подотчетных сумм в целях доначисления взносов и удержания НДФЛ с сумм, за которые подотчетные лица не отчитались?
❗Ответ:
Вопрос возник в связи с недавними разъяснениями Минфина. В своем письме от 01.02.2018 № 03-04-06/5808 Минфин указал, что сотрудник получает облагаемый доход, если не отчитался за командировочные расходы. Следовательно, с невозвращенной подотчетной суммы следует заплатить НДФЛ и страховые взносы.
Сотрудник обязан отчитаться по подотчетным суммам в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который выдавались денежные средства. В отношении командировочных расходов сотрудник должен отчитаться в течение трех рабочих дней после того, как вернулся из служебной поездки и вышел на работу (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций, утв. Указанием ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).
Если сотрудник вовремя не отчитался, то невозвращенная сумма признается выплатой в пользу сотрудника, которая облагается НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК). Аналогичная ситуация со взносами (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК).
С тем, что невозвращенная подотчетная сумма подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами, поспорить трудно, а вот дата, на которую необходимо сделать расчет вызывает вопросы.
Самая простая ситуация возникает в случае прощения долга. Начисление взносов и удержание НДФЛ в этом случае следует осуществить на дату списания долга.
В других ситуация не все так однозначно. Судебная практика выступает за три года со дня, когда сотрудник должен был отчитаться, так как в течение этого времени компания вправе взыскать с работника деньги через суд.
Налоговые органы придерживаются месячного срока, поскольку в этот момент истекает период, когда компания вправе удержать невозвращенные подотчетные суммы из заработной платы сотрудника (ст. 137 ТК). Напоминаем, что удержание возможно только в случае, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Для подтверждения данного факта целесообразно получить письменное согласие работника на удержание из его зарплаты неизрасходованной и невозвращенной суммы.
Таким образом, организация может пойти по двум направлениям.
Первое – начислять взносы и удерживать НДФЛ в месячный срок со дня, когда подотчетное лицо должно было отчитаться, и тогда претензии контролирующих органов будут минимальными.
Второе – начислять взносы и удерживать НДФЛ по истечении трехлетнего срока, и тогда, возможно, придется отстаивать свою позицию в суде.
