Исправление ошибки в первичном документе: подход ИФНС
Каждый факт хозяйственной жизни организации подлежит оформлению первичным учетным документом (п.1 ст.9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Документы должны быть составлены с учетом требований действующего законодательства РФ.
В случае, если в первичном документе допущена ошибка, ее необходимо исправить и сделать это нужно правильно, в противном случае у организации могут возникнуть проблемы с подтверждением расходов в целях исчисления налоговой базы, например, по налогу на прибыль.
Закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» допускает исправления в первичных документах, если иное не предусмотрено федеральными законами или нормативно-правовыми актами (п.7 ст.9 Закона № 402-ФЗ).
Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (п.7 ст.9 Закона № 402-ФЗ).
Кроме того, организация может самостоятельно разработать способы исправления как бумажных, так и электронных первичных документов (п.2-4 ст.8 Закона № 402-ФЗ, ПБУ 1/2008). В разработке таких способов можно руководствоваться действующими нормативными правовыми актами (письмо Минфина России от 22 января 2016 года № 07-01-09/2235).
Вопрос у практикующих бухгалтеров возник в связи с тем, что в январе 2018 г. ФНС выпустила разъяснение, в котором говорилось, что способ исправления ошибок в первичном учетном документе, при котором производится замена некорректно составленного документа на новый, законом о бухгалтерском учете не предусмотрен и не может быть применим на практике. То есть организация вправе только внести исправления в уже имеющуюся первичную учетную документацию, а заменять ее не может (Письмо ФНС от 12.01.2018 № СД-4-3/264).
В марте 2018 г. это разъяснение было дополнено положениями о том, что при разработке организацией способов внесения исправлений в первичную учетную документацию допустимо ориентироваться на правила, установленные для счетов-фактур, которые прописаны в постановлении Правительства России от 26 декабря 2011 г. № 1137.
То есть теперь контролирующие органы подтвердили, что при обнаружении ошибок в ранее оформленном первичном учетном документе, можно составить исправленный документ, указав в нем обязательно номер и дату первоначального документа, а также порядковый номер и дату исправления.
Основание: Письмо ФНС России от 5 марта 2018 года № СД-4-3/4226@
