✔ Можно ли хранить копии документов сотрудника в его личном деле?
Принято считать, что заводить личное дело на своего сотрудника обязаны все без исключения работодатели. Но в соответствии с требованиями действующего законодательства личные дела в обязательном порядке обязаны вести только государственные учреждения на своих служащих. Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели также могут заводить личные дела на своих сотрудников, но только по своему желанию.
Порядок ведения личного дела сотрудника организации нормами действующего законодательства РФ не установлен. Если личное дело на сотрудника все-таки завели, то в нем необходимо хранить исключительно документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью, и не забывать о требованиях к охране персональных данных.
Как правило, организации хранят в личном деле сотрудника те документы, которые создают сами:
♻ трудовой договор;
♻ приказы о приеме на работу и других событиях;
♻ анкету сотрудника;
♻ трудовую книжку.
В отношении других хранящихся в личном деле документов (паспорта, СНИЛС, военного билета, свидетельства о заключении брака, свидетельства о рождении детей, свидетельство о постановке на налоговый учет и т.д.) необходимо соблюсти, как минимум, два условия:
♻ хранение документа должно быть установлена нормативно;
♻ работник дал согласие на хранение этого документа до достижения конкретной цели.
‼Важно! Работодателем должны быть заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не должны противоречить действующему законодательству. Объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не должен превышать объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки.
Формулировки согласия работника на хранение, обработку и передачу документов контролирующим органам в зависимости от ситуации могут быть следующие:
🚩«В целях предоставления стандартного налогового вычета по НДФЛ на детей, а также последующего предоставления указанных документов при проверках ИФНС, даю согласие на хранение и передачу в ИФНС: копий свидетельств о рождении детей, справок с места учебы детей, копий свидетельства о браке и справки с места работы супруга об отказе от получения налогового вычета»
🚩«В целях назначения и выплаты мне пособия по уходу за ребенком, а также для передачи ФСС РФ при проверках правильности назначения пособия даю согласие на хранение и передачу в ФСС РФ следующих документов….»
🚩и т.д.
‼Важно! Роскомнадзор полагает, что даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение, к примеру, копий паспорта, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета, не является законным. И суды иногда поддерживают такую точку зрения (Постановления ФАС СКО от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013, 15-го ААС от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013).
Хранение копий документов в личном деле, если оно рассматривается как нарушение законодательства РФ в области персональных данных, грозит штрафом (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ):
♻ на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 рублей;
♻ на организации – от 30 000 до 50 000 рублей.
✅Рекомендация: Во избежание возможных претензий к работодателю не целесообразно хранить копии документов работника в его личном деле.
📎 #практика #хранение_документов #личное_дело #копии #ответственность #штрафы
